Когда человек возвращается из командировки, ему предстоит подтвердить произведенные в отъезде расходы. Более внимательно бухгалтерия проверяет подлинность отчетных документов о проживании в гостиничном номере — как правило, именно такие расходы составляют большую часть всех понесенных организацией затрат.
Расходы, которые работник понес на наем жилого помещения во время служебной командировки, возмещаются по предъявлении им подтверждающих документов. Обычно это счета гостиницы, чеки ККМ и прочие документа. Здесь стоит обратить внимание на важность качественного сбора документов — так как гостиницы могут работать по разным системам налогообложения, соответственно, и пакет документов может быть разным. Поэтому если вы решили купить готовые гостиничные чеки, не проживая в отеле, обратите особое внимание на то, что вам подготовят компании, занятые в этом бизнесе.
Если гостиница работает с НДС
В этом случае в пакете документов, которые вы привезете в бухгалтерию, должны быть:
- Гостиничный кассовый чек;
- счет с синей печатью гостиницы.
- счет-фактура — этот документ не обязателен, но ваша бухгалтерия может его потребовать. Чтобы получить счет-фактуру, вы должны иметь при себе оформленную в бухгалтерии доверенность со всеми необходимыми реквизитами своей организации.
Если гостиница на «упрощенке»
Если в гостинице не применяется НДС, и она работает на УСН, то вам должны выдать следующие документы:
- счет с синей печатью;
- контрольно-кассовый чек;
- документ, подтверждающий, что гостиница находится на УСН (это запрашивает ваша бухгалтерия).
Более полное подтверждение услуг гостиницы будет при предоставлении дополнительных документов, в том числе договора оказания услуг, прайс-лист и акт выполненных работ.
Если документы оформлены без проживания
Два первых случая все же в большей степени относятся к тем, кто реально проживал в гостинице и может не знать специфики и нюансов отчетности. Однако если вы в отеле не жили, а намерены купить отчетность в специальных компаниях, торгующих чеками, то нужно учитывать важные моменты.
Во-первых, совсем уж «левые» чеки легко вычислить — бухгалтерия просто сверит реквизиты и контактные данные на чеках с теми, что, например, написаны на сайте отеля, а дальше может составить запрос на проживание конкретного лица, сверку по журналу учета гостей отеля и пр. Это тем более проверяемо, если командированных было несколько, и все они останавливались в одной гостинице.
Так что, приобретая чеки гостиниц, нужно иметь дело с серьезными и надежными компаниями, которые предлагают реальные чеки реально работающих гостиниц. Надо думать, что те формы, которые обещают решить все вопросы за три копейки, а если сказать точнее, то за три процента от суммы чека, будут, скорее всего, не слишком щепетильными в подготовке ваших документов отчетности, а потому с дешевыми предложениями можно запросто попасть впросак и нарваться на крупные неприятности.