Все работники, направленные в командировку, должны в обязательном порядке по возвращении предоставить отчеты в бухгалтерскую службу о своих расходах, понесенных в период пребывания в командировке. В первую очередь, необходимо предоставить отчетные документы за проживание. Ведь именно эта статья расходов и относится к основной. Отсутствие этих документов, либо их неправильное оформление может за собой повлечь отказ в возмещении расходов работодателем.
Документы для подтверждения проживания в командировке
Обычно к документам, которые подтверждают факт проживания сотрудника предприятия в гостинице, относят:
- Счет по специальной гостиничной форме 3-Г;
- Фискальные кассовые чеки;
- Прейскурант цен на номера в гостинице;
- Акты о выполнении работ.
Также в перечень отчетной документации, которую откомандированный работник должен предъявить в бухгалтерию сразу после возвращения из служебной поездки, могут укладываться:
- акты, составленные в ходе оказания работнику определенного вида услуг. Их можно считать основными, если они отвечали цели поездки или были своевременно прописаны приказом о назначении работника в командировку;
- договор аренды жилого помещения. Данный документ подается в том случае, если работнику пришлось снимать по тем или иным причинам жилье, а не жить в гостинице.
Наиболее важным документом, который подтверждает факт проживания сотрудника в гостинице, является кассовый чек, выданный непосредственно в гостинице.
Здесь должно быть в обязательном порядке указано, когда сотрудник поселился в гостинице, а также когда отбыл оттуда. Кроме того, указываются ИНН гостиницы, ее реквизиты и прочая техническая информация – например, серийный номер кассового аппарата, ленты и т.д.
В отдельных случаях здесь могут быть указаны условия проживания в гостинице, перечень оказанных услуг. Однако это не является обязательным требованием. К тому же, как правило, услуги, оказанные работнику гостиничными службами, не проводятся по бухгалтерским отчетам. Обычно перечень этих услуг указывается в так называемой вторичной кассовой документации.
Гостиница должны выписать кассовый чек или ордер, либо какой-либо другой документ строгой отчетности. Здесь будут отдельно подтверждены все произведенные сотрудниками расходы во время командировки.
Что же касается того, к какому коду КОСГУ следует отнести оплату проживания работника бюджетного учреждения, то, согласно приказу Минфина РФ от 01.07.2013 N 65Н, эту расходную статью следует включить в подстатью 212 «Прочие расходы».